मीटिंग्स: द डेथ ऑफ़ अमेरिकन प्रोडक्टिविटी
कंपनियों में बैठकें महंगी हैं, उत्पादकता को बाधित करती हैं, और अक्सर समय की पूरी बर्बादी होती हैं। यहां तीन प्रकार की बैठकें हैं जो किसी व्यवसाय की उत्पादकता को नुकसान पहुंचाती हैं और संस्कृति को अपूरणीय क्षति पहुंचा सकती हैं:
- जवाबदेही से बचने के लिए बैठकें. संभावना यह है कि आपने काम पूरा करने के लिए किसी जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया है। यदि आप उनके लिए निर्णय लेने के लिए... या इससे भी बदतर... उनसे निर्णय लेने के लिए बैठक कर रहे हैं, तो आप गलती कर रहे हैं। यदि आपको कार्य करने वाले व्यक्ति पर भरोसा नहीं है, तो उसे निकाल दें।
- आम सहमति फैलाने के लिए बैठकें. यह थोड़ा अलग है... आम तौर पर निर्णय लेने वाले के पास होता है। उसे अपने फैसले पर भरोसा नहीं है और वह नतीजों से डरता है। बैठक करके और टीम से आम सहमति प्राप्त करके, वे दोष फैलाना और अपनी जवाबदेही कम करना चाहते हैं।
- बैठकें बैठकें. दैनिक, साप्ताहिक या मासिक बैठक के लिए किसी के दिन को बाधित करने से बुरा कुछ नहीं है जहां कोई एजेंडा नहीं है और कुछ भी नहीं होता है। ये बैठकें एक कंपनी के लिए अविश्वसनीय रूप से महंगी होती हैं, जिनमें अक्सर प्रत्येक की लागत हजारों डॉलर होती है।
प्रत्येक बैठक में एक लक्ष्य होना चाहिए जिसे स्वतंत्र रूप से पूरा नहीं किया जा सकता ... शायद विचार-मंथन, एक महत्वपूर्ण संदेश संप्रेषित करना, या एक परियोजना को तोड़ना और कार्य सौंपना। हर कंपनी को एक नियम बनाना चाहिए- एक लक्ष्य और एजेंडा के बिना एक बैठक को आमंत्रित व्यक्ति द्वारा अस्वीकार कर दिया जाना चाहिए.
बैठकें क्यों चूसती हैं
बैठकें क्यों चूसती हैं? बैठकों को उत्पादक बनाने के लिए आप क्या कदम उठा सकते हैं? मैंने लगभग एक दशक पहले की बैठकों पर इस विनोदी (अभी तक ईमानदार) प्रस्तुति में उन सभी सवालों के जवाब देने की कोशिश की है।
यह उस प्रस्तुति का बढ़ा हुआ दृश्य है जो मैंने व्यक्तिगत रूप से किया था। इस पर प्रस्तुति बैठक कुछ समय से आ रहा हूँ, मैंने बैठकों के बारे में लिखा है और अतीत में उत्पादकता। मैंने कई बैठकें आयोजित की हैं, और उनमें से अधिकांश समय की भयानक बर्बादी हुई है।
जैसा कि मैंने अपना खुद का व्यवसाय शुरू किया, मैंने पाया कि मैंने बैठकों द्वारा अपने समय से बाहर निकलने के लिए बहुत समय दिया। मैं अब बहुत अधिक अनुशासित हूं। अगर मेरे पास काम या परियोजनाएं हैं, तो मैं बैठकें रद्द करना और पुनर्निर्धारण करना शुरू करता हूं। यदि आप अन्य कंपनियों के लिए परामर्श कर रहे हैं, तो आपका समय आपके पास है। बैठकें उस समय को लगभग किसी भी अन्य गतिविधि की तुलना में जल्दी खा सकती हैं।
एक ऐसी अर्थव्यवस्था में जहां उत्पादकता में वृद्धि होनी चाहिए और संसाधनों में कमी आ रही है, आप दोनों को बेहतर करने के अवसरों को खोजने के लिए बैठकों पर बारीकी से विचार कर सकते हैं।
जब मैं किसी मीटिंग के लिए लेट हो जाता हूं या मैं उनकी मीटिंग्स क्यों मना कर देता हूं, तो कुछ लोग अपना सिर खुजलाते हैं। उन्हें लगता है कि यह असभ्य है कि मैं देर से दिखा सकता हूं ... या बिल्कुल नहीं दिखाऊंगा। वे जो कभी नहीं पहचानते हैं वह यह है कि मैं एक योग्य बैठक के लिए देर नहीं करता। मुझे लगता है कि यह असभ्य है कि उन्होंने बैठक आयोजित की या मुझे पहले स्थान पर आमंत्रित किया।
बैठकों के लिए 10 नियम
- योग्य बैठकों में एक होना चाहिए कार्यसूची इसमें शामिल है कि कौन उपस्थिति में है, उनमें से प्रत्येक क्यों है, और बैठक का लक्ष्य क्या है।
- योग्य बैठकें कहलाती हैं जब जरूरत. यदि उस दिन बैठक में कोई लक्ष्य प्राप्त नहीं किया जाता है, तो दोहराने वाली समय-सारणी पर होने वाली बैठकें रद्द कर दी जानी चाहिए।
- योग्य बैठकें एक के रूप में काम करने के लिए सही दिमाग इकट्ठा करती हैं टीम किसी समस्या को हल करने के लिए, एक योजना विकसित करने या समाधान को लागू करने के लिए। जितने अधिक लोगों को आमंत्रित किया जाता है, आम सहमति हासिल करना उतना ही कठिन होता है।
- योग्य बैठकें जगह नहीं हैं आक्रमण या अन्य सदस्यों को शर्मिंदा करने का प्रयास करें।
- योग्य बैठकें एक जगह हैं सम्मान, समावेशन, टीम वर्क, और समर्थन।
- योग्य बैठकें के एक सेट से शुरू होती हैं लक्ष्यों कार्य कौन, क्या और कब करेगा, इसकी कार्य योजना के साथ पूरा करने और समाप्त करने के लिए।
- योग्य बैठकों में ऐसे सदस्य होते हैं जो रखते हैं विषय ताकि सभी सदस्यों का सामूहिक समय बर्बाद न हो।
- योग्य बैठकों में एक निर्दिष्ट होना चाहिए स्थान जो सभी सदस्यों द्वारा समय से पूर्व ज्ञात है।
- आपकी नौकरी के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी से बचने और प्रयास करने के लिए योग्य बैठकें जगह नहीं हैं अपने बट को ढकें (वह ईमेल है)।
- योग्य बैठकें शोबोट और कोशिश करने की जगह नहीं हैं एक दर्शक प्राप्त करें (वह एक सम्मेलन है)।
एक उत्पादक बैठक कैसे करें
कई साल पहले, मैं एक नेतृत्व वर्ग से गुज़रा जहाँ उन्होंने हमें सिखाया कि बैठकें कैसे की जाती हैं। यह अजीब लग सकता है, लेकिन बड़े संगठनों के साथ बैठकों का खर्च महत्वपूर्ण है। प्रत्येक मीटिंग को ऑप्टिमाइज़ करके, आपने पैसे की बचत की, लोगों का समय वापस जीता, और उन्हें चोट पहुँचाने के बजाय अपनी टीमों का निर्माण किया।
टीम की बैठकों में था:
- नेता - वह व्यक्ति जो किसी विशिष्ट लक्ष्य या लक्ष्य को ध्यान में रखकर बैठक कर रहा हो।
- मुंशी - एक व्यक्ति जो बैठक के नोट्स और वितरण के लिए कार्य योजना का दस्तावेजीकरण करता है।
- टाइमकीपर - एक व्यक्ति जिसकी जिम्मेदारी बैठक और बैठक के अलग-अलग खंडों को समय पर रखना है।
- द्वारपाल - एक व्यक्ति जिसकी जिम्मेदारी बैठक और बैठक के अलग-अलग खंडों को विषय पर रखना है।
हर मीटिंग के अंतिम 10 मिनटों को विकसित करने के लिए उपयोग किया जाता है कार्य योजना. कार्य योजना में तीन कॉलम थे - कौन, क्या, और कब. प्रत्येक कार्य में यह परिभाषित किया गया था कि कार्य कौन करेगा, मापने योग्य डिलिवरेबल्स क्या होंगे, और उन्हें यह कब पूरा करना होगा। सहमत डिलिवरेबल्स के लिए लोगों को जवाबदेह बनाना नेताओं का काम था। बैठकों के लिए इन नियमों को स्थापित करके, हमने बैठकों को व्यवधानकारी बनाना बंद कर दिया और उन्हें उत्पादक बनाना शुरू कर दिया।
मैं आपको चुनौती दूंगा कि आप अपनी प्रत्येक बैठक के बारे में सोचें, चाहे वह राजस्व उत्पन्न करने वाली हो, चाहे वह उत्पादक हो, और आप उन्हें कैसे प्रबंधित कर रहे हों। मैं उपयोग करता हूँ नियुक्ति शेड्यूलिंग और अक्सर आश्चर्य होता है कि अगर मुझे आमंत्रित करने वाले लोगों को इसे शेड्यूल करने के लिए क्रेडिट कार्ड से शुल्क का भुगतान करना पड़ता तो मैं वास्तव में कितनी बैठकें करता! यदि आपको अपनी अगली बैठक के लिए भुगतान अपने वेतन से करना पड़े तो क्या यह आपके पास रहेगा?