RFP360: उभरते प्रौद्योगिकी RFP के दर्द को दूर करने के लिए

RFP360

मैंने अपना पूरा करियर सॉफ्टवेयर सेल्स और मार्केटिंग में बिताया है। मुझे हॉट लीड्स में लाने के लिए, बिक्री चक्र में तेजी लाने और सौदों को जीतने का शौक है - जिसका अर्थ है कि मैंने अपने जीवन के सैकड़ों घंटों के बारे में सोचकर, आरएफपी पर काम करने और जवाब देने के लिए निवेश किया है - एक आवश्यक बुराई जब यह नया व्यवसाय जीतने की बात आती है ।

RFPs को हमेशा एक कभी न खत्म होने वाले कागज़ के पीछा की तरह महसूस किया जाता है - एक बुरी तरह से धीमी प्रक्रिया जो अनिवार्य रूप से उत्पाद प्रबंधन से जवाब का शिकार करने की आवश्यकता है, कानूनी के साथ संघर्ष चला रही है, आईटी के साथ समस्याओं का निवारण करती है और वित्त के साथ संख्याओं की पुष्टि करती है। जो लोग परिचित हैं - सूची जारी होती है। विपणन, बिक्री और व्यवसाय विकास पेशेवर दोहराए जाने वाले प्रश्नों के पिछले उत्तरों के माध्यम से अनगिनत घंटे बिताते हैं, नए सवालों के जवाबों का पीछा करते हुए, जानकारी को सत्यापित करते हुए और फिर से अनुमोदन की मांग करते हैं। प्रक्रिया जटिल है, समय लेने वाली है और किसी भी संगठन के संसाधनों पर एक तनाव है। 

कई व्यवसायों के लिए प्रौद्योगिकी के तीव्र विकास के बावजूद, एक दशक से अधिक समय पहले मेरे करियर की शुरुआत में आरएफपी प्रक्रिया मेरे अनुभवों से बहुत कम बदल गई है। एक्सेल स्प्रेडशीट, Google डॉक्स और यहां तक ​​कि ईमेल अभिलेखागार में रहने वाले स्रोतों में से किसी भी संख्या से खींचे गए उत्तरों का उपयोग करके मार्केटिंग टीम अभी भी प्रस्तावों को एक साथ रखने के लिए मैन्युअल प्रक्रियाओं का उपयोग कर रही हैं।

कहा कि, न केवल हम सख्त इच्छा रखते हैं कि RFP प्रक्रिया अधिक कुशल थी, उद्योग इसकी मांग करने लगा है, जो कि उभरते हुए सॉफ्टवेयर RFP परिदृश्य पर जबरदस्त प्रभाव डालता है।

RFP सॉफ्टवेयर के लाभ

आरएफपी के निर्माण को कम दर्दनाक बनाने से परे; RFPs के लिए एक त्वरित, दोहराने योग्य प्रक्रिया स्थापित करने से राजस्व पर सीधा प्रभाव पड़ सकता है। यह वह जगह है जहां उभरते RFP प्रौद्योगिकी कदम हैं।

RFP सॉफ़्टवेयर एक सामग्री लाइब्रेरी में सामान्य प्रश्नों और प्रतिक्रियाओं को केंद्रीकृत और सूचीबद्ध करता है। इनमें से अधिकांश समाधान क्लाउड-आधारित हैं और प्रस्ताव प्रबंधकों, विषय वस्तु विशेषज्ञों और कार्यकारी-स्तर के अनुमोदनकर्ताओं के बीच वास्तविक समय के सहयोग का समर्थन करते हैं।

विशेष रूप से, RFP360 उपयोगकर्ताओं को जल्दी से सक्षम बनाता है: 

  • कस्टम नॉलेज बेस के साथ कंटेंट को सेव करें, ढूंढें और पुनः उपयोग करें
  • एक ही दस्तावेज़ के एक ही संस्करण पर सहकर्मियों के साथ काम करें
  • प्रश्न निर्दिष्ट करें, प्रगति को ट्रैक करें और अनुस्मारक को स्वचालित करें
  • AI के साथ प्रतिक्रियाओं को स्वचालित करें जो प्रश्नों की पहचान करता है और सही प्रतिक्रिया का चयन करता है
  • नॉलेज बेस पर पहुँचें और प्लग-इन के साथ वर्ड, एक्सेल और क्रोम में प्रस्तावों पर काम करें।

डेस्कटॉप प्रतिक्रिया

नतीजतन, उपयोगकर्ताओं के एक RFP360के प्रस्ताव प्रबंधन समाधान ने बताया है कि वे नाटकीय रूप से कुल प्रतिक्रिया समय में कटौती करने में सक्षम थे, आरएफपी की संख्या में वृद्धि करें जो वे पूरा करने में सक्षम हैं और, एक ही समय में, उनकी समग्र जीत दर में सुधार करते हैं।

हमने पिछले वर्ष की तुलना में इस वर्ष 85 प्रतिशत अधिक आरएफपी का जवाब दिया, और हमने अपनी उन्नति दर में 9 प्रतिशत की वृद्धि की।

InfoMart के साथ मुख्य रणनीति अधिकारी एरिका क्लॉसन-ली

त्वरित प्रतिक्रियाओं के साथ, आपके पास लगातार, सटीक और कुशल प्रतिक्रिया देने के लिए अधिक समग्र अवसर होंगे जो व्यवसाय जीतने की अधिक संभावना रखते हैं।

बूस्ट RFP संगति

प्लेटफ़ॉर्म के नॉलेज बेस का उपयोग करते हुए, उपयोगकर्ता आसानी से पिछले प्रस्ताव की सामग्री को संग्रहीत, व्यवस्थित, खोज और पुन: उपयोग कर सकते हैं, जिससे उन्हें RFP प्रतिक्रियाओं पर एक शुरुआत मिलती है। प्रस्ताव सामग्री के लिए एक केंद्रीकृत हब आपकी टीम को मौजूदा उत्तरों को फिर से लिखने से रोकता है, जिससे आप डेटा एकत्र कर सकते हैं और भविष्य में उपयोग के लिए सर्वोत्तम उत्तर रख सकते हैं।

हमारे पास यह जानने की सुरक्षा है कि हमारा ज्ञान सुरक्षित और सुसंगत है। हमें यह चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि अगर हम किसी को छोड़ देते हैं या छुट्टी लेते हैं तो हम एसएमई विशेषज्ञता खो देंगे। हम पिछले उत्तरों का शिकार करने में घंटों का समय नहीं लगा रहे हैं और यह पता लगाने की कोशिश कर रहे हैं कि कौन क्या कर रहा है क्योंकि सभी प्रश्न और उत्तर RFP360 में वहीं हैं।

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RFP सटीकता में सुधार करें 

सबसे अनुभवी टीम के सदस्य के लिए गलत या पुराने उत्तर पकड़ने में मुश्किल हो सकते हैं। जब आरएफपी पर आमतौर पर त्वरित-बारी की समय सीमा के साथ जोड़ा जाता है, तो त्रुटिपूर्ण सूचना यौगिक प्रदान करने का जोखिम होता है। दुर्भाग्य से, गलत जानकारी भी बहुत महंगा हो सकता है कि यह आपको बहुत ही व्यवसाय खर्च कर सकता है जिसे आप आगे बढ़ाने का लक्ष्य बना रहे हैं। एक गलत RFP प्रतिक्रिया विचार से बहिष्करण, लंबी बातचीत, अनुबंध में देरी या बदतर हो सकती है।

क्लाउड-आधारित आरएफपी सॉफ्टवेयर इस समस्या को संबोधित करते हुए टीमों को किसी भी समय कहीं से भी अपनी प्रतिक्रिया को अपडेट करने की अनुमति देता है ताकि परिवर्तन को जानने के विश्वास के साथ सिस्टम चौड़ा दिखाई दे।

उदाहरण के लिए, इस प्रकार की कार्यक्षमता एक महान उपकरण है जब कोई उत्पाद या सेवा लगातार अपडेट से गुजरती है जिसे एक मानक प्रतिक्रिया में शामिल करने की आवश्यकता होती है। कई मामलों में, इस प्रकार के परिवर्तन का सामना करने के लिए, टीमों को संपूर्ण संगठनात्मक चार्ट के माध्यम से चलना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि अपडेट को संस्थागत रूप से अपनाया गया है और फिर प्रत्येक सदस्य के साथ पालन करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह व्यक्तिगत स्तर पर बनाया गया है, जबकि प्रत्येक प्रस्ताव को डबल-चेक करना है बाहर जाओ। थकावट हो रही है।

क्लाउड-आधारित RFP सॉफ़्टवेयर संपूर्ण व्यवसाय के लिए इन परिवर्तनों का प्रबंधन करता है और सामग्री को विकसित करने के लिए एकल समाशोधन गृह के रूप में कार्य करता है।

आरएफपी दक्षता बढ़ाएँ

RFP सॉफ्टवेयर का सबसे बड़ा लाभ यह है कि कैसे दक्षता में सुधार किया जाता है - अपने तरीके से, इस प्रकार की तकनीक का उपयोग करते हुए RFP के निर्माण में लगने वाला समय, ड्राइविंग कोस्ट-से-कोस्ट और फ्लाइंग के बीच के अंतर के बराबर होता है। RFP360 सहित कई RFP सॉफ़्टवेयर समाधान भी क्लाउड-आधारित हैं, जो त्वरित परिनियोजन की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि परिणाम लगभग तात्कालिक हैं।

टाइम टू वैल्यू (TtV) यह विचार है कि एक घड़ी है जो ट्रैक करती है कि किसी ग्राहक को हस्ताक्षरित अनुबंध से 'आह-हा क्षण ’में कितना समय लगता है जब वे मूल्य को पूरी तरह से समझते हैं और सॉफ्टवेयर की क्षमता को अनलॉक करते हैं। RFP सॉफ़्टवेयर के लिए, यह क्षण आमतौर पर अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाने के कुछ हफ्तों बाद होता है जब उपयोगकर्ता अपने RFP पर ग्राहक अनुभव टीम के साथ काम कर रहा होता है। मानक उत्तर और पहला प्रस्ताव सिस्टम में अपलोड किया जाता है, फिर आह-हा पल - सॉफ्टवेयर प्रश्नों को पहचानता है और सही उत्तरों को सम्मिलित करता है, RFP के लगभग 60 से 70 प्रतिशत औसतन - एक पल में पूरा करता है। 

हमने पाया कि RFP360 का इंटरफ़ेस सबसे सहज और उठने और चलने में आसान था। हमारे लिए बहुत कम सीखने की अवस्था है, और इसने हमारे प्रदर्शन को लगभग तुरंत बढ़ाने की अनुमति दी है।

एमिली टिपिन्स, स्विश मेंटेनेंस के लिए सेल्स एडमिनिस्ट्रेटर | मामले का अध्ययन

RFP प्रक्रिया का विकास उपयोगकर्ताओं को उच्च-स्तरीय, रणनीतिक पहलों पर ध्यान केंद्रित करने का समय देता है। 

यह निश्चित रूप से हमें अधिक कुशल बनाता है। RFP360 ने हमें अपना समय वापस दे दिया है और हमें अपनी परियोजनाओं को वास्तव में चुनने और चुनने की अनुमति दी है। हम अब उन्मत्त नहीं हैं। हम एक गहरी सांस ले सकते हैं, रणनीतिक होने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि हम सही प्रोजेक्ट चुन रहे हैं और गुणवत्ता प्रतिक्रियाएं प्रदान कर रहे हैं।

ब्रैंडन फिएफ, केयरहेयर में व्यवसाय विकास सहयोगी

RFP टेक्नोलॉजी मस्ट-हैव्स

  • आरएफपी से परे व्यापार - रिस्पॉन्स सॉफ्टवेयर सिर्फ आरएफपी के लिए नहीं है, आप सूचना (RFI), सुरक्षा और देय परिश्रम प्रश्नावली (DDQs), योग्यता के लिए अनुरोध (RFQ) और अधिक के लिए अनुरोधों का प्रबंधन भी कर सकते हैं। प्रौद्योगिकी का उपयोग किसी भी प्रकार के मानकीकृत प्रश्न और उत्तर के रूप में दोहराने योग्य उत्तर के लिए किया जा सकता है।
  • सर्वश्रेष्ठ इन-क्लास उपयोगिता और समर्थन - आरएफपी पर काम करने वाला हर कोई सुपर यूजर नहीं है। RFPs को कई विभागों से इनपुट की आवश्यकता होती है और विषय विशेषज्ञों को तकनीकी कौशल के विभिन्न स्तरों के साथ। एक समाधान चुनें जो उत्कृष्ट ग्राहक सहायता के साथ उपयोग में आसान और सहज हो।
  • अनुभव और स्थिरता - किसी भी SaaS तकनीक प्रदाता के साथ, आप अपनी RFP तकनीक से नियमित अपडेट और एन्हांसमेंट की उम्मीद कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि कंपनी के पास वास्तव में उपयोगी सुविधाओं को वितरित करने का अनुभव है जिसे आप गिन सकते हैं।
  • ज्ञानकोश  - प्रत्येक RFP समाधान में एक खोज योग्य सामग्री हब शामिल होना चाहिए जो आपके उपयोगकर्ताओं को आसानी से सहयोग करने और उन्हें सौंपे गए प्रतिक्रियाओं को अपडेट प्रदान करने की अनुमति देता है। एक ऐसे समाधान की तलाश करें, जो एआई को उनकी प्रतिक्रियाओं के सामान्य प्रश्नों का लाभ उठाने के लिए प्रदान करे।
  • बुद्धिमान प्लग-इन और एकीकरण - आरएफपी तकनीक को आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रमों के साथ काम करना चाहिए। प्लग-इन की तलाश करें जो आपको वर्ड या एक्सेल जैसे कार्यक्रमों में आपकी प्रतिक्रिया पर काम करते समय अपने ज्ञान के आधार का उपयोग करने की अनुमति देता है। सॉफ्टवेयर भी महत्वपूर्ण सीआरएम और उत्पादकता अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करने के लिए अपने RFP मौजूदा प्रक्रियाओं का समर्थन करना चाहिए।

कम समय बर्बाद करें और अधिक आरएफपी जीतें

RFP जीतने के बारे में हैं। वे खरीदार को यह तय करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं कि कौन सबसे अच्छा है, और जितनी तेज़ी से आप यह साबित कर सकते हैं कि आपका व्यवसाय बिल को बेहतर बनाता है। RFP सॉफ्टवेयर आपको तेजी से विचार में लाने के लिए आपकी प्रक्रिया को तेज करता है, अधिक व्यापार बंद करता है और आपको जीतने के और भी अधिक अवसर प्रदान करता है।

चूंकि मार्केटिंग टीम राजस्व संचालन के साथ और भी अधिक संरेखित और सहयोगी हो जाती है, इसलिए RFP तकनीक प्रक्रिया के लिए और भी महत्वपूर्ण हो जाती है। त्वरित आरएफपी प्रतिक्रियाओं की मांग दूर नहीं हो रही है। तो इंतजार न करें जब तक कि आप इसे अपनाने के लिए अब और नहीं ले सकते हैं जो आपको अपने आरएफपी पर समय बचाता है। अपने प्रतियोगियों निश्चित रूप से नहीं होगा।

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