कर्मचारियों के लिए अपनी कंपनी के सोशल मीडिया दिशानिर्देश कैसे लिखें [नमूना]
यहां [कंपनी] में काम करने के लिए सोशल मीडिया दिशानिर्देश दिए गए हैं, साथ ही उन कंपनियों के लिए एक अतिरिक्त अनुभाग भी है जो सार्वजनिक हैं या नियमों द्वारा शासित हैं।
अपने संगठन का स्वरूप निर्धारित करें
आज के डिजिटल परिदृश्य में कर्मचारियों द्वारा सोशल मीडिया के उपयोग के लिए माहौल तैयार करना सर्वोपरि है। सोशल मीडिया व्यक्तिगत संचार से परे एक शक्तिशाली उपकरण के रूप में विकसित हुआ है जो सार्वजनिक धारणा को आकार देता है, बाजार की गतिशीलता को प्रभावित करता है और किसी संगठन की प्रतिष्ठा पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है।
[कंपनी] में, हम मानते हैं कि सोशल मीडिया न केवल व्यक्तिगत अभिव्यक्ति के लिए एक मंच है, बल्कि सार्थक कनेक्शन को बढ़ावा देने, मूल्यवान अंतर्दृष्टि साझा करने और डिजिटल क्षेत्र में हमारे ब्रांड की उपस्थिति को बढ़ाने के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण भी है।
इस प्रकार, सोशल मीडिया को जिम्मेदार और नैतिक रूप से अपनाने को प्रोत्साहित किया जाता है और यह हमारी संगठनात्मक रणनीति के लिए मौलिक है। ऐसे युग में जहां सूचना एक क्लिक की गति से फैलती है, सोशल मीडिया के महत्व को समझना और इसके उपयोग को हमारी कंपनी के मूल्यों और उद्देश्यों के साथ जोड़ना हमारी प्रतिष्ठा की रक्षा करने, हितधारकों के साथ जुड़ने और अंततः, हमारे व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है।
दिशानिर्देशों के इस सेट का उद्देश्य [कंपनी] को परिभाषित करने वाले सिद्धांतों को बरकरार रखते हुए सोशल मीडिया को एक शक्तिशाली उपकरण के रूप में उपयोग करने पर स्पष्ट दिशा प्रदान करना है।
सामान्य सोशल मीडिया दिशानिर्देश
- पारदर्शी रहें और बताएं कि आप [कंपनी] में काम करते हैं। सोशल मीडिया के माहौल में आपकी ईमानदारी पर ध्यान दिया जाएगा। यदि आप [कंपनी] या एक प्रतियोगी के बारे में लिख रहे हैं, तो अपने वास्तविक नाम का उपयोग करें, पहचानें कि आप [कंपनी] के लिए काम करते हैं, और अपनी भूमिका के बारे में स्पष्ट रहें। यदि आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं, उसमें आपका निहित स्वार्थ है, तो ऐसा कहने वाले पहले व्यक्ति बनें।
- कभी भी अपना या [कंपनी का] झूठा या भ्रामक प्रतिनिधित्व न करें। सभी कथन तथ्यात्मक होने चाहिए और भ्रामक नहीं होने चाहिए; सभी दावे प्रमाणित होने चाहिए.
- सोशल मीडिया पर [कंपनी] से संबंधित बातचीत की निगरानी करते समय सतर्क रहें। यदि आपको [कंपनी] से संबंधित कोई अनुचित या हानिकारक सामग्री मिलती है, तो कार्रवाई के लिए कंपनी के उचित विभाग को इसकी रिपोर्ट करें।
- सार्थक, सम्मानजनक टिप्पणियाँ पोस्ट करें—कोई स्पैम या टिप्पणी जो विषय से हटकर या आपत्तिजनक न हो।
- सामान्य ज्ञान और सामान्य शिष्टाचार का प्रयोग करें। उन वार्तालापों को प्रकाशित करने या रिपोर्ट करने की अनुमति मांगें जो [कंपनी] के लिए निजी या आंतरिक हों। सुनिश्चित करें कि आपकी पारदर्शिता बाहरी वाणिज्यिक भाषण के लिए [कंपनी] की गोपनीयता, गोपनीयता और कानूनी दिशानिर्देशों का उल्लंघन नहीं करती है।
- अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्र पर कायम रहें और [कंपनी] में गैर-गोपनीय गतिविधियों पर अद्वितीय, व्यक्तिगत दृष्टिकोण प्रदान करें।
- दूसरों द्वारा बनाई गई सामग्री साझा करते समय, हमेशा उचित श्रेय दें और इसका श्रेय मूल स्रोत को दें। तृतीय-पक्ष सामग्री का उपयोग करते समय कॉपीराइट कानूनों और लाइसेंसिंग समझौतों का सम्मान करें।
- दूसरों की राय से असहमत होने पर उसे उचित और विनम्र रखें। यदि ऑनलाइन कोई स्थिति प्रतिकूल हो जाती है, तो अत्यधिक रक्षात्मक होने और अचानक से अलग होने से बचें। पीआर निदेशक से सलाह लें और विनम्रता से अलग हो जाएं।
- सोशल मीडिया पर नकारात्मक टिप्पणियों या आलोचना का पेशेवर तरीके से जवाब दें। टकराव या बहस में शामिल होने से बचें। इसके बजाय, चिंताओं को विनम्रता से संबोधित करें और यदि आवश्यक हो, तो समाधान के लिए बातचीत को एक निजी चैनल पर निर्देशित करें।
- यदि प्रतियोगिता के बारे में लिख रहे हैं, तो कूटनीतिक बनें, तथ्यात्मक सटीकता सुनिश्चित करें और आवश्यक अनुमतियाँ प्राप्त करें।
- कानूनी मामलों, मुकदमेबाजी, या किसी भी पक्ष [कंपनी] के साथ मुकदमेबाजी में टिप्पणी करने से बचें।
- जिन विषयों पर संकट की स्थिति मानी जा सकती है, उन पर चर्चा करते समय कभी भी सोशल मीडिया में भाग न लें। यहां तक कि गुमनाम टिप्पणियां भी आपके या [कंपनी] के आईपी पते पर पाई जा सकती हैं। संकट संबंधी विषयों से संबंधित सभी सोशल मीडिया गतिविधियों को पीआर और/या कानूनी मामलों के निदेशक को देखें।
- अपनी, अपनी गोपनीयता और [कंपनी] की गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के बारे में सतर्क रहें। आप जो प्रकाशित करते हैं वह व्यापक रूप से सुलभ और लंबे समय तक चलने वाला होता है। सामग्री पर ध्यान से विचार करें, क्योंकि Google के पास लंबी मेमोरी है।
- यदि आपके व्यक्तिगत संबंध या वित्तीय हित हैं जो [कंपनी] या उसके प्रतिस्पर्धियों से संबंधित आपकी सोशल मीडिया सामग्री को प्रभावित कर सकते हैं, तो प्रासंगिक विषयों के बारे में पोस्ट करते समय इन संबंधों या हितों का खुलासा करें।
बौद्धिक संपदा और गोपनीय जानकारी का संरक्षण:
- सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर [कंपनी] के बारे में कोई गोपनीय या मालिकाना जानकारी का खुलासा न करें। इसमें व्यापार रहस्य, उत्पाद विकास विवरण, ग्राहक सूची, वित्तीय डेटा और कोई भी जानकारी शामिल है जो प्रतिस्पर्धियों को लाभ दे सकती है, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है।
- सोशल मीडिया पर अपनी और दूसरों की निजी जानकारी साझा करने में सतर्क रहें। अपनी गोपनीयता और सहकर्मियों, ग्राहकों और भागीदारों की गोपनीयता की रक्षा करें। सार्वजनिक पोस्ट में व्यक्तिगत संपर्क विवरण या संवेदनशील जानकारी साझा करने से बचें।
- चल रही परियोजनाओं, भविष्य के उत्पाद लॉन्च, या संवेदनशील व्यावसायिक मामलों पर चर्चा करते समय सतर्क रहें। अनजाने सूचना लीक को रोकने के लिए हमेशा सावधानी बरतें जो [कंपनी] की प्रतिस्पर्धी स्थिति को नुकसान पहुंचा सकती है।
- यदि आपको इस बारे में संदेह है कि क्या जानकारी साझा की जा सकती है, तो पोस्ट करने से पहले मार्गदर्शन के लिए उपयुक्त विभाग (जैसे, कानूनी, बौद्धिक संपदा, या कॉर्पोरेट संचार) से परामर्श लें।
- दूसरों के बौद्धिक संपदा अधिकारों का सम्मान करें। उचित प्राधिकरण के बिना कॉपीराइट सामग्री को साझा या वितरित न करें, और दूसरों द्वारा बनाई गई सामग्री को साझा करते समय हमेशा श्रेय दें।
- बौद्धिक संपदा या गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के संबंध में किसी भी संदेह के मामले में, मार्गदर्शन और स्पष्टीकरण के लिए बौद्धिक संपदा या कानूनी विभाग से संपर्क करें।
सार्वजनिक कंपनियों या गोपनीयता विनियमों द्वारा शासित कंपनियों के लिए अतिरिक्त दिशानिर्देश:
- वित्तीय मामलों पर चर्चा करते समय सभी प्रासंगिक नियमों और कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करें, खासकर यदि [कंपनी] सार्वजनिक हो।
- कानूनी मामलों, जांच या नियामक मुद्दों से संबंधित कोई भी जानकारी साझा करने से पहले कानूनी टीम से परामर्श लें।
- ग्राहक डेटा को संभालने और चर्चा करते समय सख्त गोपनीयता प्रोटोकॉल का पालन करें, खासकर यदि [कंपनी] गोपनीयता नियमों के अधीन है। हमेशा डेटा गोपनीयता अधिकारी या कानूनी विशेषज्ञों से मार्गदर्शन लें।
- [कंपनी] के वित्तीय प्रदर्शन या बाजार के रुझान के बारे में अटकलें लगाने से बचें, खासकर अगर यह स्टॉक की कीमतों या निवेशकों की धारणाओं को प्रभावित कर सकता है।
- मुख्यधारा की मीडिया पूछताछ को जनसंपर्क निदेशक को भेजा जाना चाहिए।
जिम्मेदारियों के साथ बंद करें
- कृपया [कंपनी] से संबंधित सोशल मीडिया गतिविधियों में भाग लेते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें। इन दिशानिर्देशों का आपका पालन हमारी प्रतिष्ठा की रक्षा करने में मदद करता है और कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करता है।
- इन सोशल मीडिया दिशानिर्देशों की समय-समय पर समीक्षा और अद्यतन करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे प्रासंगिक बने रहें और उभरते सोशल मीडिया प्लेटफार्मों और कंपनी नीतियों के साथ संरेखित रहें।
- यदि आपको कभी भी [कंपनी] के संदर्भ में सोशल मीडिया के उचित उपयोग के बारे में अनिश्चित या संदेह में होना चाहिए, तो हम आपको मार्गदर्शन और स्पष्टता प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। हमारा संचार प्रबंधक सोशल मीडिया पर उत्पन्न होने वाले किसी भी प्रश्न, चिंता या स्थिति से निपटने में आपकी सहायता के लिए तत्पर है।
याद रखें कि आपकी कंपनी की विशिष्ट ज़रूरतें और जोखिम अलग-अलग हो सकते हैं, इसलिए इन दिशानिर्देशों को कंपनी के उद्योग, संस्कृति और लक्ष्यों के अनुरूप बनाना महत्वपूर्ण है। इसके अतिरिक्त, नियामक आवश्यकताओं के साथ संरेखण सुनिश्चित करने के लिए कानूनी और अनुपालन टीमों के साथ परामर्श करना उचित है।