Google Apps के साथ अपने व्यवसाय को व्यवस्थित करें

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जो भी मुझे जानता है वह शायद जानता है कि मैं बहुत बड़ा प्रशंसक हूं google Apps। पूर्ण प्रकटीकरण, स्पिनवेब एक Google Apps अधिकृत पुनर्विक्रेता, तो उत्पाद के लिए हमारी प्रतिबद्धता बहुत स्पष्ट है। Google Apps के बारे में उत्साहित होने के कई अच्छे कारण हैं, हालांकि ... विशेष रूप से एक छोटे व्यवसाय के रूप में।

google Apps वास्तव में Microsoft Office के लिए एक प्रतिस्थापन है। जब मैं लोगों को यह बताता हूं, तो वे कभी-कभी बहुत सशंकित होते हैं, यही वजह है कि मैं पूरी कोशिश करता हूं संगोष्ठी विषय पर अधिक प्रकाश डालने के लिए। एक व्यवसाय जो Google Apps पर छलांग लगाता है, उसने एक बुनियादी ढांचे में निवेश किया होगा जिसमें ईमेल, कैलेंडरिंग, दस्तावेज़ प्रबंधन, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और संपर्क प्रबंधन शामिल है जो लागत के एक अंश पर Microsoft Exchange के साथ प्रतिस्पर्धा करता है। चलो एक नज़र मारें।

Google ईमेल: एक्सचेंज के लिए शक्तिशाली वैकल्पिक

में ईमेल google Apps जीमेल है जिसे हम सभी जानते हैं और प्यार करते हैं। हालांकि, Google Apps आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह पेशेवर रूप से ब्रांडेड है, आपको अपने ईमेल को अपनी कंपनी के डोमेन नाम के साथ ब्रांड करने देता है। कोई भी व्यवसाय के लिए उपभोक्ता ईमेल का उपयोग नहीं करना चाहता, है ना? Google Apps व्यवसाय के लिए Gmail है, और इसमें कुछ अतिरिक्त सुविधाएं जैसे अनुकूलित स्पैम फ़िल्टरिंग और अनुलग्नक नीतियां शामिल हैं। इसमें माइग्रेशन टूल भी शामिल हैं जो एक्सचेंज से माइग्रेट करना आसान बनाते हैं। ईमेल को वेब, ईमेल क्लाइंट (जैसे आउटलुक या ऐप्पल मेल), और मोबाइल डिवाइस के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है। प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए डिफ़ॉल्ट कोटा 25GB है, जो बहुत उदार है।

इसके अतिरिक्त, Google के ईमेल में स्पैम और वायरस फ़िल्टरिंग वास्तव में उद्योग में सर्वश्रेष्ठ है। मुझे शायद ही कभी झूठी सकारात्मकता दिखाई देती है और अधिकांश अवांछित ईमेल को पकड़ा और फ़िल्टर किया जाता है। Google Apps में जाने से वास्तव में तृतीय-पक्ष फ़िल्टरिंग समाधानों की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

बड़े लड़कों की तरह कैलेंडरिंग

में कैलेंडरिंग सुविधाएँ google Apps आश्चर्यजनक है। संगठन केवल कुछ ही क्लिक के साथ लोगों और संसाधनों (जैसे सम्मेलन कक्ष, प्रोजेक्टर, आदि) के साथ बैठकें निर्धारित कर सकते हैं। टीम के सदस्य अन्य कर्मचारी कार्यक्रम भी देख सकते हैं और बहुत आसानी से खाली / व्यस्त जानकारी देख सकते हैं। यह संगठन के भीतर शेड्यूल मीटिंग करता है। मीटिंग अनुस्मारक को ईमेल या पाठ संदेश के माध्यम से भेजा जा सकता है और प्रत्येक उपयोगकर्ता द्वारा अनुकूलन योग्य है।

क्लाउड में एक पूर्ण कार्यालय सुइट

मैं Google Apps के डॉक्स फ़ीचर के बारे में वास्तव में उत्साहित हूं। अधिकांश संगठन वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट का उपयोग अपने डिफ़ॉल्ट ऑफिस सॉफ्टवेयर के रूप में करते हैं। इसका अर्थ है सभी कंप्यूटरों पर सॉफ़्टवेयर स्थापित करना, साथ ही साथ इसका समर्थन और रखरखाव करना। यह महंगा पड़ सकता है। यह सब Google डॉक्स के साथ दूर जा सकता है। संगठन अब सभी दस्तावेजों को एक स्थान पर संग्रहीत कर सकते हैं और उन्हें कुछ बहुत ही स्मार्ट तरीके से व्यवस्थित कर सकते हैं।

Google डॉक्स के बारे में अच्छी बात यह है कि यह "उस दस्तावेज़ का नवीनतम संस्करण किसके पास है?" Google डॉक्स के साथ, सभी दस्तावेज़ सीधे सिस्टम में बनाए जाते हैं और हर समय किसी भी दस्तावेज़ की केवल एक प्रति होती है। कर्मचारी दस्तावेजों पर सहयोग कर सकते हैं और बदलाव कर सकते हैं और सभी संशोधन ट्रैक किए जाते हैं ताकि आप हमेशा पिछले संस्करणों में वापस आ सकें और देखें कि क्या किया गया है।

संगठन अपने संपूर्ण दस्तावेज़ों को Google डॉक्स पर रख सकते हैं और 100% पेपरलेस जा सकते हैं क्योंकि आप किसी भी फ़ाइल प्रकार को अपलोड कर सकते हैं। यह या तो एक संपादन योग्य Google दस्तावेज़ में परिवर्तित हो जाएगा या बस फ़ाइल सर्वर पर संग्रहीत किया जाएगा। Google डॉक्स आपको चिंता करने के लिए बिना हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर के सभी में एक फ़ाइल सर्वर, साझा ड्राइव और ऑफिस सूट देता है।

Google चैट के साथ व्यक्तिगत हो जाओ

की एक और अच्छी सुविधा google Apps वीडियो चैट सुविधा है। वेबकैम वाला कोई भी कर्मचारी सहयोग को आसान बनाने के लिए किसी अन्य उपयोगकर्ता के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सत्र में शामिल हो सकता है। गुणवत्ता उत्कृष्ट है और आप अपनी कंपनी के बाहर अन्य Google उपयोगकर्ताओं के साथ भी सम्मेलन कर सकते हैं। यह कुछ एंटरप्राइज़ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान के रूप में फैंसी नहीं है लेकिन यह बहुत अच्छी तरह से काम करता है और अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए एक अच्छा समाधान है।

मोबाइल कार्यबल

में सभी कार्य google Apps मोबाइल उपकरणों के साथ बहुत अच्छी तरह से काम करते हैं। मेरा iPhone कैलेंडर मेरे Google कैलेंडर के साथ मूल रूप से समन्वयित है और मैं अपने फ़ोन पर किसी भी दस्तावेज़ को खींच सकता हूं, साथ ही। मैं अपने फ़ोन से दस्तावेज़ों को संपादित भी कर सकता हूँ! इसका मतलब यह है कि मैं ले जा सकता हूं सब मैं जहां भी जाता हूं मेरी कंपनी के दस्तावेज मेरे साथ हैं। हाँ, यह सही है - मेरी कंपनी का प्रत्येक दस्तावेज़ अब मेरे फ़ोन पर उपलब्ध है। ईमेल भी निर्बाध रूप से काम करता है और सड़क पर संचार करना बहुत आसान बनाता है।

क्लाउड की सुरक्षा

Google Apps के सबसे अधिक बिकने वाले बिंदुओं में से एक यह तथ्य है कि इसे चलाने के लिए हार्डवेयर के किसी निवेश की आवश्यकता नहीं होती है। सब कुछ Google के डेटा केंद्रों में होस्ट किया गया है और इंटरफ़ेस SSL के साथ एन्क्रिप्ट किया गया है। यह न केवल बहुत सारा पैसा बचाता है, बल्कि आपके संगठन को और अधिक लचीला बनाता है। वर्चुअल कर्मचारी कहीं से भी सिस्टम में शामिल हो सकते हैं, कार्यालय चलाना बहुत आसान हो जाता है, और आपका डेटा आपके कार्यालय की तुलना में अधिक सुरक्षित होता है। मुझे मज़ाक करना अच्छा लगता है कि कल हमारा कार्यालय जल सकता है और हमें पता भी नहीं चलेगा क्योंकि हमारे सिस्टम काम करना जारी रखेंगे।

संगठनों के लिए एक स्मार्ट विकल्प

का व्यवसाय संस्करण google Apps प्रति उपयोगकर्ता प्रति वर्ष $50 खर्च होता है और इसे बहुत जल्दी स्थापित किया जा सकता है। मैंने खाते सक्रिय कर दिए हैं और मेरे क्लाइंट कुछ ही दिनों में तैयार हो गए हैं और चलने लगे हैं। यदि आप अपने वर्तमान सिस्टम के साथ संचार दर्द का अनुभव कर रहे हैं, पेपरलेस जाना चाहते हैं, टीम के सदस्यों के साथ बेहतर सहयोग करने की आवश्यकता है, या बस शुरू करना चाहते हैं अपने कार्यालय सॉफ्टवेयर पर पैसे की बचत, मैं आपको Google Apps का प्रयास करने के लिए प्रोत्साहित करूंगा।

कृपया मुझे बताएं कि क्या मैं मदद कर सकता हूं। मुझे Google Apps के साथ-साथ आपके अनुभव सुनना अच्छा लगेगा, इसलिए कृपया नीचे टिप्पणी करें!

4 टिप्पणियाँ

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    तथास्तु। हम अपनी पूरी कंपनी चलाते हैं (http://raidious.com) Google Apps पर, और हमें कोई समस्या नहीं हुई - बहुत सकारात्मक अनुभव। काश वे इसके साथ जाने के लिए एक परियोजना प्रबंधन / वर्कफ़्लो टूल और एक सीआरएम टूल बनाते!

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    मैं आकार की परवाह किए बिना अपने सभी ग्राहकों के लिए Google Apps की सलाह देता हूं। मैंने उन्हें कई लोगों के लिए सेट किया है, इसलिए मुझे अधिकृत पुनर्विक्रेता प्रक्रिया की जांच करने की आवश्यकता होगी। MediaTemple के साथ होस्टिंग में मैंने जो अच्छी चीजें देखी उनमें से एक यह है कि मैं होस्ट में सभी DNS सेटिंग्स प्रबंधित कर सकता हूं। मेरा डोमेन रजिस्ट्रार किसी भी उन्नत डीएनएस सेटिंग्स के लिए शुल्क लेता है, इसलिए मैंने वहां कुछ पैसे बचाए हैं।

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    Diito! मैंने 1 जनवरी 2010 को आउटलुक को छोड़ दिया। यह एक सचेत निर्णय था और ऐसा करने के लिए एक व्यावसायिक निर्णय। मैंने Google Apps को पूरा कर दिया है और मुझे इसका कोई पछतावा नहीं है। मैं अपने सभी ग्राहकों को "GO GOOGLE" के लिए प्रोत्साहित करता हूं - ऐसा करने के लिए कई तरीकों से समझ में आता है।

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