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वर्क स्टेटमेंट (SOW) क्या है? SOW कैसे लिखें... अनुभागों सहित

सेवा प्रदाता, कार्यान्वयन सलाहकार, या एजेंसी के बीच एक ठोस संबंध आपकी मार्केटिंग रणनीतियों के किसी भी कार्यान्वयन, एकीकरण या निष्पादन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। जबकि विक्रेता के पास उनके द्वारा प्रदान किए जा रहे उत्पादों या सेवाओं में विशेषज्ञता है, ग्राहक का संस्थागत ज्ञान उतना ही महत्वपूर्ण है।

जबकि कई कंपनियां बातचीत से लेकर प्रस्ताव तक, हाथ मिलाने तक काम करती हैं, इसमें शामिल दोनों पक्षों के लिए एक बड़ा जोखिम है। लेन-देन के दोनों पक्षों के लिए किसी भी जुड़ाव से जुड़ी गति, प्रक्रिया, डिलिवरेबल्स और समयरेखा के बारे में आशावादी होना मानवीय स्वभाव है। हालाँकि, दोनों पक्ष मान्यताओं के साथ संबंध पर आते हैं ... कई जो बातचीत की प्रक्रिया में प्रकट नहीं होते हैं और न ही प्रस्ताव में प्रलेखित होते हैं।

वर्क स्टेटमेंट (SOW) क्यों विकसित करें?

हाल ही के एक पोस्ट में मैंने स्टेप्स के बारे में लिखा था आपको अपनी एजेंसी लॉन्च करते समय लेना चाहिए. शामिल दो महत्वपूर्ण संविदात्मक दस्तावेज थे जिनकी मैं अनुशंसा करता हूं:

  1. मास्टर सेवा अनुबंध (एमएसए) - हमारे संगठन और ग्राहक के संगठन के बीच संबंध को कवर करने वाला सामान्य अनुबंध। यह दस्तावेज़ प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स सहित पूरे रिश्ते को शामिल कर सकता है, लेकिन हम इसका उपयोग डिलिवरेबल्स के लिए रिश्ते और SOW को नियंत्रित करने के लिए करते हैं।

एक मास्टर सेवा समझौता क्या है?

  1. काम का बयान (बीज बोना) - एक दस्तावेज़ जो विशेष रूप से किसी विशिष्ट परियोजना या कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक शर्तों, डिलिवरेबल्स और संसाधनों को रेखांकित करता है।

यदि आप एक क्लाइंट के साथ चल रहे काम कर रहे हैं, तो दोनों को अलग करना आदर्श है क्योंकि आप प्रत्येक जुड़ाव को एक नए SOW के साथ प्रस्तावित कर सकते हैं, लेकिन आपको MSA पर फिर से बातचीत करने की ज़रूरत नहीं है जो समग्र संबंध को कवर करता है।

SOW एक ऐसा दस्तावेज है जो उम्मीदों पर सहमति सुनिश्चित करने के लिए विक्रेता और आपूर्तिकर्ता दोनों की सुरक्षा करता है। एसओडब्ल्यू को विकसित करने की प्रक्रिया एक सहयोगी है, जहां आपूर्तिकर्ता आम तौर पर एसओडब्ल्यू प्रस्तुत करता है और फिर विक्रेता उन डिलिवरेबल्स और संबंधित बजट में बदलाव के माध्यम से चलता है।

वर्क स्टेटमेंट में कौन से सेक्शन होने चाहिए?

कार्य के विवरण में शामिल विशिष्ट खंड परियोजना की प्रकृति और दायरे के आधार पर भिन्न हो सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, इसमें निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

  1. परिचय - यह खंड परियोजना और उसके उद्देश्य के साथ-साथ किसी भी प्रासंगिक पृष्ठभूमि की जानकारी का एक सिंहावलोकन प्रदान करता है।
  2. काम की गुंजाइश - यह खंड परियोजना में शामिल विशिष्ट कार्यों और डिलिवरेबल्स के साथ-साथ किसी भी बहिष्करण या सीमाओं की रूपरेखा तैयार करता है।
  3. उद्देश्य और डिलिवरेबल्स - यह खंड परियोजना के विशिष्ट लक्ष्यों और परिणामों के साथ-साथ विशिष्ट डिलिवरेबल्स को रेखांकित करता है जो पूरा होने पर प्रदान किया जाएगा।
  4. आवश्यकताएँ - यह खंड किन्हीं विशिष्ट आवश्यकताओं या बाधाओं को रेखांकित करता है, जिन्हें परियोजना को पूरा करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए, जैसे तकनीकी विनिर्देश या अनुपालन आवश्यकताएं। इसमें विक्रेता की आवश्यकताओं के साथ-साथ ग्राहक की आवश्यकताओं दोनों को शामिल किया जाना चाहिए।
  5. अनुसूची - यह खंड परियोजना के लिए समयरेखा और मील के पत्थर की रूपरेखा देता है, जिसमें किसी भी समय सीमा या मील के पत्थर को शामिल किया जाना चाहिए। यदि यह एक सतत संबंध है, तो इसे डिलिवरेबल्स और उनके वितरण की आवधिकता निर्दिष्ट करनी चाहिए। यह शामिल करना सुनिश्चित करें कि कितनी बार बैठकें आयोजित की जाएंगी और किसके उपस्थित होने की उम्मीद है।
  6. उपयुक्त संसाधन चुनें - यह खंड उन संसाधनों की रूपरेखा तैयार करता है जिनकी परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यकता होगी, जिसमें कार्मिक, प्राधिकरण, प्लेटफार्मों तक पहुंच, सॉफ्टवेयर, लाइसेंस और अन्य सामग्री शामिल हैं। इस खंड के भीतर, प्रतिक्रिया समय और सेवा स्तर के समझौते पर अपेक्षाएँ निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। हम अक्सर विस्तार से बताते हैं कि हमारे समर्थन और प्रशिक्षण की जिम्मेदारियां बनाम ग्राहक की जिम्मेदारियां क्या हैं - खासकर जब यह तीसरे पक्ष के प्लेटफॉर्म से संबंधित हो।
  7. बजट - यह खंड सामग्री, श्रम और अन्य खर्चों के लिए किसी भी लागत सहित परियोजना के लिए बजट की रूपरेखा तैयार करता है। आपके चालानों का भुगतान कैसे किया जाएगा, उनका भुगतान कब किया जाएगा, आपका मुख्य बिलिंग संपर्क कौन है, और विवाद या भुगतान न किए गए चालान की स्थिति में क्या होता है, इसका दस्तावेजीकरण करना अनिवार्य है।
  8. जोखिम प्रबंधन - यह खंड परियोजना के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी संभावित जोखिम या मुद्दों की रूपरेखा तैयार करता है और उन्हें कैसे प्रबंधित किया जाएगा। इसमें कोई भी उपचार शामिल होना चाहिए जो अप्रत्याशित समस्या उत्पन्न होने पर आवश्यक हो सकता है ... और वे करेंगे!
  9. गुणवत्ता नियंत्रण - यह खंड गुणवत्ता नियंत्रण उपायों की रूपरेखा देता है जो यह सुनिश्चित करने के लिए लगाए जाएंगे कि परियोजना आवश्यक मानकों को पूरा करती है। यह आम तौर पर स्वीकृति प्रक्रियाओं के माध्यम से जाता है और निर्दिष्ट करता है कि समग्र डिलिवरेबल्स को कौन स्वीकृति देगा।
  10. परिवर्तन अनुरोध - इस प्रक्रिया में विवरण हमेशा खो जाते हैं और ग्राहक आमतौर पर अतिरिक्त सहायता का अनुरोध करेंगे या विक्रेता को उन मुद्दों को हल करना पड़ सकता है जिनका खुलासा नहीं किया गया था। यह दस्तावेज करना महत्वपूर्ण है कि परिवर्तन अनुरोध प्रक्रिया क्या है ताकि उन परिवर्तनों और किसी भी अनुवर्ती शुल्क का खुलासा किया जा सके और उन पर सहमति हो सके।
  11. समाप्ति - यह खंड उन परिस्थितियों की रूपरेखा देता है जिनके तहत परियोजना को समाप्त किया जा सकता है, साथ ही समाप्ति के परिणामस्वरूप होने वाले किसी भी परिणाम या दायित्व।
  12. परिशिष्ट - इस खंड में कोई भी अतिरिक्त सहायक जानकारी या दस्तावेज शामिल हो सकते हैं जो परियोजना के लिए प्रासंगिक हैं, जैसे एमएसए, अन्य लाइसेंसिंग विवरण, अनुबंध या तकनीकी विनिर्देश।

और निश्चित रूप से, सबसे महत्वपूर्ण तत्व:

  1. हस्ताक्षर – आपकी कंपनी और आपके ग्राहक की कंपनी से अनुबंध करने के लिए अधिकृत पार्टियों का नाम, हस्ताक्षर और तारीख।

अपने हस्ताक्षरित SOW के साथ आगे बढ़ना

जब कोई ग्राहक हमारे साथ हस्ताक्षर करता है, तो हमारे संचालन प्रबंधक एसओडब्ल्यू की समीक्षा करने के लिए मिलते हैं और फिर इसे हमारे परियोजना प्रबंधन मंच में अनुवादित करते हैं... ध्यान से प्रत्येक वितरण योग्य, समयरेखा और जिम्मेदार पार्टी का दस्तावेजीकरण करते हैं। SOW को सावधानी से विभाजित और क्रमांकित किया गया है ताकि हम किसी भी समय अपनी टीम के साथ आंतरिक रूप से चर्चा करते समय या क्लाइंट से स्पष्टीकरण प्राप्त करते समय इसका उल्लेख कर सकें।

यह सुनिश्चित करके कि आपकी परियोजना प्रबंधन प्रणाली आपके SOW में पूरी तरह से प्रलेखित है, कोई भी नई अनुरोध डिलिवरेबल्स से अलग दिखते हैं आप तय कर सकते हैं कि उन्हें परिवर्तन अनुरोध की आवश्यकता होगी या नहीं।

प्रकटीकरण: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने व्यवसाय को जोखिम में नहीं डाल रहे हैं, किसी ग्राहक को वितरित करने से पहले हमेशा एक वकील से अपने SOW और MSA की समीक्षा करवाएं। जबकि यह आवश्यक है कि आपका वकील आपके MSA की समीक्षा करे, आपके SOW टेम्पलेट की समीक्षा ठीक हो सकती है।

Douglas Karr

Douglas Karr के सीएमओ हैं खुली अंतर्दृष्टि और के संस्थापक Martech Zone. डगलस ने दर्जनों सफल मार्टेक स्टार्टअप्स की मदद की है, मार्टेक अधिग्रहणों और निवेशों में $5 बिलियन से अधिक की उचित परिश्रम में सहायता की है, और कंपनियों को उनकी बिक्री और विपणन रणनीतियों को लागू करने और स्वचालित करने में सहायता करना जारी रखा है। डगलस एक अंतरराष्ट्रीय स्तर पर मान्यता प्राप्त डिजिटल परिवर्तन और मार्टेक विशेषज्ञ और वक्ता हैं। डगलस डमी गाइड और बिजनेस लीडरशिप पुस्तक के प्रकाशित लेखक भी हैं।

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